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需求沟通

OA办公系统的功能该如何取舍?

  很多用户在进行OA办公系统选型时,将其功能模块的多少作为一个重要的参考依据,因此许多OA办公系统厂商投其所好,也希望通过更多的模块展现自己的能力、提高产品价格,于是加大力度开发各种新型功能模块,处理一些常见的功能外,有些OA软件厂商还全面集成人事、财务、ERP、CRM、手机OA、视频会议功等,给最终用户的感觉是这样的OA就是万能的,尤其是在进行系统演示的时。最终的结果就是客户在购买阶段总是看到这功能不错,那功能也想要,但在实际发现每个功能都有所欠缺,使用中成了鸡肋,从而不自觉的为一些“看起来很美”的功能模块买单。

  企业用户一般对OA办公系统的了解不够深入,在进行系统选型时,往往不自觉的陷入这样一个误区:认为OA功能模块越多越好,产品的功能更强大。初步分析用户的出发点,一般存在以下几个原因:一些用户在选型时候贪大求全,希望OA办公系统包含企业管理的方方面面,担心功能模块太少满足不了最终的应用需求;认为功能模块较多的OA商技术水平比较高;担心多次购买内部不好立项、费用不好申请;又或者担心下次购买价格上拿不到好的折扣。

  其实功能多的OA办公系统都有一些特点,就是很多模块都不能贴近用户的实际需求得到深入应用,这其实很好理解,每个模块如果都做得非常深入的话软件厂商的研发和维护投入非常大,另一方面是由于企业的需求差异大,标准的模块很难做到切合每个用户的个性化需求;由于过多的注重于功能,忽略了软件的架构和设计,系统的扩展性比较差。

  建议中小型企业用户不要购买太多功能,实际上功能太多增加了推广和维护的时间成本,不如将购买其它功能模块的成本用于实施推广会更好。或者选购架构平台比较好的平台型OA,这类OA产品具有可移植、易集成、易扩展的优势,擅长个性化定制开发。不仅很好的满足了企业当前的管理需求,独有的后台自助式定制模式还可以实现功能模块的增加、修改,工作流自定义、信息发布自定义,首页信息提醒内容和类型的自定义等,更好的实现了企业未来发展的管理需求,大大提高了OA办公系统的实用性。

  事实上,据有关方面对一些大型企业的OA或门户应用情况做过初步的调查统计,真正应用广泛的功能模块只占企业购买模块总数的30%左右,许多功能可能也就被使用几次,还不知是否是测试数据。大量“鸡肋式模块”的存在不仅浪费购买资金,而且维护成本也不低;还会造成系统的臃肿,运行速度受影响;操作复杂,使用不方便,阻碍实施推广等不良影响。

  OA办公系统的选型最好立足于自身的需求,切忌追求大而全,做到整体规划、分步实施,在关注功能的同时需重点关注系统的扩展性、二次开发能力,必要时需考察系统的技术架构,同时需关注系统的安全性、性能、稳定性和易用性。中小企业用户应该选择一个功能紧凑的、满足自己个性化需求的、性价比高的OA产品,关注应用的扩展为后续的服务做好铺垫。
 

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